8 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho Outlook
8 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho Outlook
8 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho Outlook

8 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho Outlook


Melhorar o workflow no Outlook pode ser algo bem trabalhoso para algumas pessoas, mas isso pode ser algo extremamente valioso para otimização de tempo.


Embora seja mais conhecido e usado apenas como um aplicativo de envio de e-mails, o Outlook também é: calendário, gerenciador de tarefas, gerenciador de contatos, anotações e diário.

Nesse artigo separamos 8 dicas que vão melhorar o seu fluxo de trabalho e conhecer com mais detalhes alguns recursos do Outlook.

dicas fluxo trabalho Outlook

 

Leia também: Adicionar lembrete no Outlook: como fazer?

1. Dite textos com o Ditacte

Para iniciar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho vamos de uma joia oculta que a Microsoft possui que é a ferramenta Dictate.

Essa ferramenta foi criada pela equipe do Microsoft Garage, e tem um propósito simples: ditar textos de forma precisa.


Acesse a página inicial e faça o download para começar.

2. Acompanhamento de e-mails

Se precisa dar atenção para algum e-mail importante, pode contar com um recurso simples, porém muito útil.

Através do ‘Sinalizador de acompanhamento do destinatário‘, você pode marcar um e-mail enviado a outra pessoa.

Com essa ferramenta você consegue rastrear suas respostas que foram enviadas e também acompanhar as que foram recebidas.

Portanto, nos dois casos você consegue incluir um alerta de lembrete.

Quando usar essa ferramenta, o e-mail será adicionado à lista de tarefas do destinatário.

3. Organize várias cadeias de e-mails com integração do OneNote

O OneNote é um local simples para organizar suas informações e otimizar seu workflow diário.

Fazer a integração do OneNote com o Outlook é incrível.

Você terá várias vantagens dentro dessa integração, como: fazer anotações em reuniões, salvar e-mails em blocos de anotações do OneNote e até mesmo criar sinalizadores do OneNote para serem exibidos na barra de tarefas pendentes do Outlook.

Como salvar e-mails no OneNote
  1. Na caixa de entrada, realce o e-mail que deseja salvar.
  2. Clique no ícone do OneNote na faixa inicial.
  3. Selecione onde deseja salvar o e-mail.

Após salvar o e-mail no OneNote, você pode adicionar notas, informações adicionais ou fazer uma lista de verificação.

Em seguida, poderá criar um sinalizador de sua página do OneNote para envolvê-lo de volta no Outlook!

Como criar um sinalizador do Outlook a partir de uma página do OneNote
  1. Na página do OneNote, clique no título.
  2. Abra a faixa de opções Página inicial e clique em Tarefas do Outlook .
  3. Selecione a bandeira que deseja usar.

4. Limpe a desordem e mantenha o Workflow organizado

A quarta dica da nossa lista de dicas para melhorar seu workflow do Outlook é o Clutter.

Esse recurso ajuda você priorizar seus e-mails e colocar as mensagens de baixa prioridade em uma pasta separada.

Te fornece tempo em um resumo diário para que você não perca nada.

Você também consegue aproveitar esse recurso usando a “Caixa de entrada Prioritária” no aplicativo para mobile do Outlook.

Você encontrará a clutter folder (pasta de desordem em tradução direta) em sua caixa de entrada e também a guia ‘Outro’.

Essa pasta faz uma análise dos seus e-mails e com base nisso determina as mensagens que você provavelmente irá ignorar.

Em seguida, ele move automaticamente essas mensagens para a pasta Clutter, para que você possa revisá-las mais tarde.

5. Automatize sua caixa de entrada com regras de caixa de correio

“Uma regra” significa uma ação que o Outlook dá para o Windows executa automaticamente nas mensagens recebidas ou enviadas.

Você escolhe o que adicionar na regra, bem como as ações que a regra executa.

Ao usar regras, você pode reduzir as ações manuais e repetitivas necessárias para gerenciar suas mensagens de e-mail e melhorar seu workflow dentro da plataforma.

Quando você ativa as regras, elas são executadas contínua e automaticamente.

Como Criar uma Regra
  1. Escolha Regras > Gerenciar regras e alertas na faixa de opções ou escolha a guia Arquivo e, em seguida, escolha Gerenciar regras e alertas.
  2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, na guia Regras de e-mail, escolha Nova regra.
  3. No Assistente de regras, na Etapa 1: selecionar um modelo, escolha um dos modelos padrão em Permanecer organizadoManter-se atualizado ou Iniciar com uma regra em branco.

 

6. Atalhos

Outra dica que irá otimizar o seu workflow no Outlook e tem uma abundância de teclas de atalho.

Para uma lista completa, verifique a página de suporte da Microsoft.

As teclas de atalho irão facilitar seu uso a plataforma, evitando perca de tempo.

Atalhos usados ​​com frequência
Para Pressione
Feche uma janela ou um menu. Esc
Vá para a guia Página 1. Alt+H
Criar uma nova mensagem. Ctrl+Shift+M
Enviar uma mensagem. Alt+S
Insira um arquivo. Alt+N, A, F
Nova tarefa Ctrl+Shift+K
Exclua um item (quando uma mensagem, tarefa ou reunião é selecionada). Delete
Pesquise um item. Ctrl+E ou F3
Responder a uma mensagem. Alt+H, R, P
Encaminhar uma mensagem. Alt+H, F, W
Selecione a opção Responder a Todos. Alt+H, R, A
Copiar item. Ctrl+C ou Ctrl+Insert

Observação: Ctrl+Insert não está disponível no painel Leitura.

Vá para a guia Enviar/Receber. Alt+J, S
Vá para Calendário. Ctrl+2
Criar um compromisso. Ctrl+Shift+A
Mova um item para uma pasta. Alt+H, M, V e selecione uma pasta na lista
Abra a caixa de diálogo Salvar como na guia Anexo. Alt+J, A, 2, A, V
Verificar novos emails.

Ctrl+M ou F9

 

7. Modelos de e-mail

Uma das dicas mais importantes para otimizar o fluxo trabalho no Outlook é criar modelos de e-mail.

Crie e salve uma mensagem como um modelo e, em seguida, reutilize-a quando quiser.

Use modelos de e-mail para enviar mensagens que incluem informações que raramente mudam de mensagem para mensagem.

Novas informações podem ser adicionadas antes que o modelo seja enviado como uma mensagem de e-mail.

Como Criar um Modelo de E-mail
  1. Crie um novo e-mail e preencha o assunto e o corpo para preparar o modelo.
  2. Na janela de mensagem, clique no botão Arquivo no canto superior esquerdo.
  3. Clique em Salvar como.
  4. Na caixa de diálogo Salvar como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook.
  5. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo e clique em Salvar.

 

8. Armazene palavras mais usadas

Para encerrar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho do Outlook, vamos falar AutoTexto é um conteúdo reutilizável que você pode armazenar e acessar sempre as palavras mais usadas.

Você pode salvar tudo dentro da própria galeria de AutoTexto.

Selecionando a palavras que deseja reutilizar, clique em AutoTexto e em Salvar Seleção na Galeria de AutoTexto .

Ao preencher as novas informações do bloco de construção, você armazena o conteúdo que salva para usar novamente e novamente.

Gostou de saber algumas dicas para melhorar o fluxo de trabalho do Outlook?

E aí, conseguiu acompanhar o nosso guia com as 8 melhores dicas para melhorar o seu fluxo de trabalho no Outlook? Então deixe nos comentários o que você achou e se ficou alguma dúvida!


Por Equipe Apptuts
Nenhum Comentário
Seções:



Comente este artigo

* Campos de preenchimento obrigatório

Voltar ao topo